Como montar a lista de convidados do casamento sem começar uma briga

Quatro listas, não um arquivo compartilhado

O erro comum é duas pessoas digitando na mesma planilha. Uma semana depois, ninguém lembra quem acrescentou qual nome, e ninguém se sente no direito de apagar um nome que o outro lado colocou. Dividam a lista desde o primeiro dia, com exatamente uma pessoa responsável por cada parte:

• O lado do noivo, a cargo dos pais dele: parentes, os próprios colegas de trabalho deles, vizinhos, amigos dos pais deles.
• O lado da noiva, a cargo dos pais dela, com o mesmo critério.
• Os amigos e colegas do noivo.
• Os amigos e colegas da noiva.

Isso também resolve a parte mais difícil, que é cortar. Quando os pais de vocês sabem que têm doze mesas, escolher quem vai ocupá-las é decisão deles. Vocês nunca precisam convencer um pai ou uma mãe a desistir de um nome específico — só precisam concordar sobre um número.

Cinco informações por nome

1. O nome completo com a forma de tratamento correta. O vietnamita é rigoroso nisso: “Bác Nguyễn Văn Hải” — bác é o tratamento respeitoso para o irmão mais velho de um dos pais ou para um amigo mais velho da família — é o correto, enquanto um simples “Hải” soa grosseiro. Vocês vão precisar dessa forma exata ao imprimir ou enviar o convite.
2. Quantas pessoas vêm junto: cônjuge, filhos pequenos, namorado ou namorada. É esse número, e não a quantidade de nomes, que enche as mesas.
3. A qual grupo pertencem: lado do noivo, lado da noiva, amigos, colegas. Vocês vão usar isso no mapa de mesas.
4. Como vocês vão convidar: um convite impresso entregue em mãos, um convite online ou uma ligação.
5. Status: ainda não convidado, convidado, confirmou, recusou.

Cinco colunas é o limite. Acrescentem uma sexta e ninguém vai preenchê-la. Com um convite online, as duas últimas colunas se atualizam sozinhas sempre que um convidado toca no botão de confirmação.

Estimem as mesas por quem realmente aparece

Uma mesa de banquete vietnamita padrão acomoda dez pessoas. Mas o número de convidados nunca é o número de pessoas que vêm. Proporções que se confirmam na prática:

• Parentes próximos que moram perto: 90–95% comparecem.
• Amigos íntimos, ex-colegas de apartamento, uma turma de longa data: 80–90%.
• Colegas de trabalho atuais na mesma cidade: 70–80%.
• Antigos colegas de escola e ex-colegas de trabalho: 50–60%.
• Quem precisa viajar mais de 300 km ou de avião: 30–50%.

Um exemplo com números. Vocês convidam 400 pessoas: 150 parentes, 100 amigos íntimos, 100 colegas e 50 que vêm de viagem. O comparecimento esperado é 142 + 85 + 75 + 20, cerca de 322 pessoas, ou 33 mesas. Reservem 29 ou 30 e peçam ao local que deixe quatro de reserva.

Antes de assinar, façam duas perguntas ao local: com quantos dias de antecedência é preciso confirmar o número final de mesas, e se as mesas de reserva são cobradas quando nunca chegam a ser abertas. Três a cinco dias e “só cobra se abrir” são respostas comuns. Essas duas perguntas valem vários milhões de đồng.

Cinco critérios para cortar

Quase todo casamento chega ao ponto em que é preciso tirar nomes. Apliquem estes critérios em ordem, do mais fácil ao mais difícil:

1. Nenhum contato há três anos e nenhum motivo claro para se reencontrarem em breve.
2. Vocês só estão convidando porque um dia foram convidados, mas a amizade esfriou. Considerem um báo hỷ — um comunicado do casamento sem convite para o banquete.
3. Vocês se conheceram por um trabalho que já acabou e hoje nada os liga.
4. Um amigo de um amigo, ou alguém que os seus pais conhecem mas vocês nunca viram. Deixem os seus pais decidirem dentro da cota de mesas deles.
5. O acompanhante de um convidado solteiro. Reservem isso para quem vem de longe ou não vai conhecer mais ninguém no salão.

Essa opção intermediária merece mais atenção do que recebe. Um báo hỷ compartilha a boa notícia e as fotos do casamento sem pedir a ninguém que compareça ou leve presente. Para parentes distantes, é muito mais gentil do que o silêncio — e no Vietnã, casar sem avisar alguém é algo de que a pessoa realmente se lembra.

Dois grupos que todo mundo esquece

• As pessoas que trabalham no casamento: o đội bê tráp — os rapazes e moças solteiros que carregam as bandejas cerimoniais de presentes na cerimônia de noivado — além do mestre de cerimônias, do fotógrafo e do cinegrafista. Onde eles comem e como o local cobra por isso? Perguntem com antecedência.
• Acréscimos de última hora vindos dos pais. Deixem desde o início 5–8% dos lugares sem destino para isso. Acontece em todo casamento.

Um cronograma que funciona

1. Cinco a seis meses antes: quatro pessoas rascunham quatro listas aproximadas. Precisão ainda não é o objetivo.
2. Três a quatro meses antes: juntem tudo, tirem duplicados, fechem o número de pessoas e de mesas, e só então reservem o local.
3. Seis a oito semanas antes: enviem os convites. Somem mais duas a quatro semanas para os convidados que precisam reservar a viagem.
4. Duas semanas antes: o prazo de confirmação impresso no convite.
5. Três a cinco dias antes: confirmem com o local o número real de mesas.

Sigam essa ordem e o número que vocês passam ao local será um número com fundamento, e não um palpite. Mais importante: ninguém vai precisar discutir por causa de um único nome na última semana, quando todo mundo já está cansado.