O local da festa precisa de um número fechado de três a cinco dias antes do casamento. Vocês precisam dele antes, porque a disposição das mesas, as lembrancinhas e quem senta ao lado de quem dependem disso. Então o prazo de confirmação não é uma formalidade impressa para enfeitar. É um marco com preço.
Com quanta antecedência encerrar
- Casamento na sua cidade, com a maioria dos convidados morando nela: encerrem duas semanas antes do dia.
- Muitos convidados viajando dentro do país ou de avião: quatro semanas, para que consigam comprar passagens e pedir folga.
- Convidados vindo do exterior: seis a oito semanas. Vistos e passagens internacionais não esperam.
- Casamento em resort ou pacote completo fora da cidade: sigam o prazo do próprio local, geralmente três a quatro semanas.
Um ritmo de três mensagens
Cobrem demais e vocês viram um incômodo; cobrem de menos e ninguém responde. Três contatos é a medida certa:
- O próprio convite, seis semanas antes, enviado como mensagem pessoal. A maioria responde nas primeiras 72 horas ou nunca.
- Primeiro lembrete, 7 a 10 dias depois, só para quem não respondeu. Uma frase curta, sem cobrança no tom.
- Segundo lembrete, três dias antes do prazo, explicando o motivo: “o local precisa do número de mesas no dia 20, então queria confirmar com você.” As pessoas colaboram muito mais quando sabem por que uma data existe.
Depois, parem. Para as poucas pessoas que realmente importam e continuam em silêncio, liguem. Uma terceira mensagem não traz nenhuma resposta a mais, só mais irritação.
Como escrever o lembrete
Três regras: enviem no privado, não em grupo; façam uma única pergunta; e formulem de modo que uma palavra baste como resposta.
Para uma amiga: “Oi, chị — vamos confirmar o número de mesas com o local neste fim de semana. Você e o anh vêm os dois, certo? Só um sim ou um não já me ajuda.” Chị e anh são os termos vietnamitas comuns para uma mulher e um homem mais velhos, e usá-los no lugar do nome é o que torna a mensagem calorosa em vez de burocrática.
Para alguém mais velho: “Querido bác, aqui é o Long. Meu casamento é no dia 12 de dezembro e o local precisa dos nossos números até o dia 5. Posso perguntar quantas pessoas da sua família poderão vir, para que eu possa acomodá-los bem?” A cortesia vietnamita aqui vem de se apresentar, explicar o motivo e pedir um favor em vez de fazer uma exigência.
Frases a evitar: “Por que você ainda não respondeu?”, “Último lembrete” ou uma mensagem no grupo dizendo “quem ainda não confirmou, por favor confirme”. Cada uma transforma um convite em burocracia.
Convidados mais velhos precisam de outra abordagem
Não esperem que avós, tios e tias com mais de sessenta anos toquem num link e preencham um formulário. Muitos não vão fazer isso, e alguns nem têm smartphone. Para esse grupo, liguem, ou peçam aos seus pais que passem pelos nomes numa noite e contem as respostas a vocês. Vocês mesmos registram tudo. Custa dez telefonemas, é perfeitamente preciso e, nas famílias vietnamitas, o próprio telefonema faz parte da cortesia.
O que fazer com quem não responde
Uma regra simples: contem quem não respondeu como ausente ao passar o número ao local, mas mantenham 5% dos lugares livres mesmo assim. Em 30 mesas, isso dá cerca de 15 lugares, uma mesa e meia. O local quase sempre consegue abrir mais uma mesa durante a festa se vocês avisarem no começo da noite. O que ele não consegue é desfazer uma mesa já montada.
O problema inverso é um grupo que aceita e depois não aparece, geralmente antigos colegas de escola ou ex-colegas de trabalho. Para esse grupo, contem com 50% de comparecimento mesmo quando dizem que vêm com certeza.
Quatro coisas para fazer assim que o prazo passar
- Exportem a lista de confirmados para uma planilha e recontem as pessoas, incluindo as crianças.
- Separem vegetarianos, alergias e quem precisa de cadeirão, e enviem isso ao local junto com o número de mesas.
- Montem o mapa de mesas por grupo de relação, nunca em ordem alfabética.
- Enviem um único lembrete com a programação um ou dois dias antes: horário de recepção, início do banquete, endereço e onde estacionar. Só essa mensagem reduz visivelmente quantos convidados chegam atrasados.
Com um convite online, essas quatro tarefas viram apenas ler números que vocês já têm. O verdadeiro valor de um botão de confirmação não é ser prático para os convidados. É que vocês sempre sabem exatamente quantas pessoas virão, a qualquer hora, sem contar mensagens.
Foi útil? Enviem a quem está a preparar o casamento convosco.
