Cómo hacer la lista de invitados de la boda sin empezar una discusión

Cuatro listas, no un archivo compartido

El error habitual es que dos personas escriban en la misma hoja de cálculo. Una semana después nadie recuerda quién añadió cada nombre, y nadie se siente con derecho a borrar un nombre que añadió el otro lado. Dividid la lista desde el primer día, con exactamente una persona responsable de cada parte:

• El lado del novio, a cargo de sus padres: familiares, sus propios compañeros de trabajo, vecinos, amigos de sus padres.
• El lado de la novia, a cargo de sus padres, con el mismo criterio.
• Los amigos y compañeros del novio.
• Los amigos y compañeros de la novia.

Esto también resuelve la parte más difícil, que es recortar. Cuando vuestros padres saben que tienen doce mesas, elegir quién las ocupa es decisión suya. Nunca tendréis que convencer a un padre de que renuncie a un nombre concreto: solo tenéis que poneros de acuerdo en una cifra.

Cinco datos por nombre

1. El nombre completo con el tratamiento correcto. El vietnamita es estricto en esto: «Bác Nguyễn Văn Hải» —bác es el tratamiento respetuoso para el hermano mayor de un padre o una madre, o para un amigo mayor de la familia— es lo correcto, mientras que un simple «Hải» suena grosero. Necesitaréis esa forma exacta al imprimir o enviar la invitación.
2. Cuántas personas les acompañan: cónyuge, niños pequeños, pareja. Es esta cifra, no el número de nombres, la que llena las mesas.
3. A qué grupo pertenecen: lado del novio, lado de la novia, amigos, compañeros. Lo usaréis para la distribución de mesas.
4. Cómo les vais a invitar: una tarjeta impresa entregada en mano, una invitación online o una llamada.
5. Estado: aún sin invitar, invitado, acepta, no asiste.

Cinco columnas es el límite. Añadid una sexta y nadie la rellenará. Con una invitación online, las dos últimas columnas se actualizan solas cada vez que un invitado pulsa el botón de confirmación.

Calculad las mesas según quién acude de verdad

Una mesa de banquete vietnamita estándar es para diez personas. Pero el número de invitados nunca coincide con el de asistentes. Proporciones que se cumplen en la práctica:

• Familiares cercanos que viven cerca: asiste el 90–95%.
• Amigos íntimos, antiguos compañeros de piso, un grupo de toda la vida: 80–90%.
• Compañeros de trabajo actuales en la misma ciudad: 70–80%.
• Antiguos compañeros de clase y excompañeros de trabajo: 50–60%.
• Quien tenga que viajar más de 300 km o en avión: 30–50%.

Un ejemplo con números. Invitáis a 400 personas: 150 familiares, 100 amigos íntimos, 100 compañeros de trabajo y 50 que viajan. La asistencia esperada es 142 + 85 + 75 + 20, unas 322 personas, o 33 mesas. Reservad 29 o 30 y pedid al lugar que guarde cuatro de reserva.

Antes de firmar, haced dos preguntas: con cuántos días de antelación hay que confirmar el número final de mesas y si las mesas de reserva se cobran aunque no se abran. Tres a cinco días y «solo se cobran si se abren» son respuestas habituales. Esas dos preguntas valen varios millones de đồng.

Cinco criterios para recortar

Casi todas las bodas llegan al momento de quitar nombres. Aplicad estos criterios en orden, del más fácil al más difícil:

1. Sin contacto en tres años y sin ningún motivo claro para volver a coincidir pronto.
2. Solo les invitáis porque una vez os invitaron, pero la amistad se ha apagado. Pensad en un báo hỷ: un anuncio del matrimonio sin invitación al banquete.
3. Os conocisteis por un trabajo que ya terminó y ahora nada os une.
4. Un amigo de un amigo, o alguien a quien conocen vuestros padres pero vosotros nunca habéis visto. Dejad que vuestros padres decidan dentro de su parte de mesas.
5. El acompañante de un invitado sin pareja. Reservadlo para quien viaja desde lejos o no conocerá a nadie más en el salón.

Esa opción intermedia merece más atención de la que recibe. Un báo hỷ comparte la buena noticia y las fotos de la boda sin pedir a nadie que acuda ni que lleve un regalo. Para los familiares lejanos es mucho más amable que el silencio, y en Vietnam casarse sin avisar a alguien es algo que de verdad se recuerda.

Dos grupos que todo el mundo olvida

• Quienes trabajan en la boda: el đội bê tráp —los jóvenes solteros, chicos y chicas, que llevan las bandejas ceremoniales de regalos en la ceremonia de compromiso—, además del maestro de ceremonias, el fotógrafo y el videógrafo. ¿Dónde comen y cómo lo cobra el lugar? Preguntadlo con antelación.
• Las incorporaciones de última hora por parte de los padres. Dejad desde el principio un 5–8% de las plazas sin asignar para esto. Pasa en todas las bodas.

Un calendario que funciona

1. De cinco a seis meses antes: cuatro personas redactan cuatro listas aproximadas. Todavía no se trata de ser exactos.
2. De tres a cuatro meses antes: unid las listas, quitad duplicados, acordad el número de personas y de mesas, y solo entonces reservad el lugar.
3. De seis a ocho semanas antes: enviad las invitaciones. Sumad otras dos a cuatro semanas para los invitados que tengan que reservar el viaje.
4. Dos semanas antes: la fecha límite de confirmación impresa en la invitación.
5. De tres a cinco días antes: confirmad al lugar el número real de mesas.

Seguid ese orden y la cifra que deis al lugar será una cifra con fundamento, no una conjetura. Y, sobre todo, nadie tendrá que discutir por un solo nombre en la última semana, cuando todos están ya agotados.