El lugar del banquete necesita una cifra cerrada de tres a cinco días antes de la boda. Vosotros la necesitáis antes, porque las mesas, los detalles para los invitados y quién se sienta al lado de quién dependen de ella. Así que la fecha límite de confirmación no es una formalidad impresa por adorno. Es un hito con precio.
Con cuánta antelación cerrarla
- Una boda en vuestra ciudad, con la mayoría de invitados viviendo en ella: cerrad dos semanas antes del día.
- Muchos invitados que viajan dentro del país o en avión: cuatro semanas, para que puedan comprar billetes y pedir días libres.
- Invitados que vienen del extranjero: de seis a ocho semanas. Los visados y los vuelos internacionales no esperan.
- Una boda en un resort o un paquete todo incluido fuera de la ciudad: seguid la fecha límite del propio lugar, normalmente de tres a cuatro semanas.
Un ritmo de tres mensajes
Si insistís demasiado, molestáis; si insistís poco, nadie contesta. Tres contactos es la cifra justa:
- La invitación en sí, seis semanas antes, enviada como mensaje personal. La mayoría responde en las primeras 72 horas o no responde nunca.
- Primer recordatorio, de 7 a 10 días después, solo a quienes no han respondido. Una frase corta, sin reproches.
- Segundo recordatorio, tres días antes de la fecha límite, explicando el motivo: «el restaurante necesita el número de mesas el día 20, así que quería confirmarlo contigo». La gente colabora mucho más cuando sabe por qué existe una fecha.
Después, parad. Para las pocas personas que de verdad importan y siguen sin contestar, haced una llamada. Un tercer mensaje no trae ninguna respuesta más, solo más fastidio.
Cómo escribir el recordatorio
Tres reglas: enviadlo en privado y no en un grupo, haced una sola pregunta y formuladla para que baste con responder una palabra.
A una amiga: «Hola, chị: este fin de semana confirmamos las mesas con el restaurante. Venís tú y anh, ¿verdad? Con un sí o un no me basta». Chị y anh son los términos vietnamitas habituales para una mujer y un hombre mayores que uno, y usarlos en lugar del nombre es lo que hace que el mensaje suene cercano y no administrativo.
A alguien mayor que vosotros: «Querido bác, soy Long. Me caso el 12 de diciembre y el restaurante necesita nuestras cifras antes del día 5; ¿podría preguntarle cuántos de su familia podrán venir, para poder ubicarles bien?». La cortesía vietnamita aquí consiste en presentarse, dar el motivo y pedir un favor en lugar de plantear una exigencia.
Frases que conviene evitar: «¿Por qué no has contestado todavía?», «Último aviso» o un mensaje de grupo diciendo «todos los que no hayan confirmado, que confirmen». Cada una convierte una invitación en un trámite.
Los invitados mayores necesitan otro enfoque
No esperéis que abuelos, tíos y tías de más de sesenta años toquen un enlace y rellenen un formulario. Muchos no lo harán, y algunos no tienen smartphone. Con este grupo, llamadles, o pedid a vuestros padres que repasen los nombres una tarde y os digan las respuestas. Las anotáis vosotros mismos. Cuesta diez llamadas, es completamente exacto y, en las familias vietnamitas, la propia llamada forma parte de la cortesía.
Qué hacer con quien no responde
Una regla sencilla: contad como ausentes a quienes no hayan respondido al dar la cifra al restaurante, pero dejad igualmente un 5 % de plazas libres. En 30 mesas son unas 15 plazas, una mesa y media. Casi siempre el lugar puede abrir otra mesa durante el banquete si se lo avisáis al principio de la velada. Lo que no puede hacer es deshacer una mesa ya montada.
El problema inverso es un grupo que acepta y luego no aparece, normalmente antiguos compañeros de clase o excompañeros de trabajo. Para ese grupo, calculad un 50 % de asistencia aunque digan que vienen seguro.
Cuatro cosas que hacer en cuanto pase la fecha límite
- Exportad la lista de confirmados a una hoja de cálculo y volved a contar a las personas, niños incluidos.
- Separad a los vegetarianos, las alergias y a quien necesite una trona, y enviadlo al restaurante junto con el número de mesas.
- Organizad las mesas por grupos de relación, nunca por orden alfabético.
- Enviad un único recordatorio con el horario uno o dos días antes: hora de recepción, hora de inicio del banquete, dirección y dónde aparcar. Este solo mensaje reduce de forma visible cuántos invitados llegan tarde.
Con una invitación online, esas cuatro tareas se reducen a leer cifras que ya tenéis. El verdadero valor de un botón de confirmación no es que resulte cómodo para los invitados. Es que siempre sabéis exactamente cuántas personas vienen, a cualquier hora, sin contar mensajes.
¿Os ha servido? Enviadlo a quien prepara la boda con vosotros.
