出欠の返信期限：いつ締め切り、返事をどう催促するか

どのくらい前に締め切るか

• 地元での挙式で、ゲストの大半が同じ街に住んでいる：挙式の2週間前に締め切る。
• 多くのゲストが国内を移動する、または飛行機で来る：4週間前。チケットの手配や休暇の申請が間に合うように。
• 海外から来るゲストがいる：6〜8週間前。ビザも国際線の航空券も待ってくれません。
• リゾートでの挙式、または市外でのパッケージ婚：会場が定める期限に従います。たいてい3〜4週間前です。

3回のメッセージのリズム

催促しすぎれば迷惑になり、少なすぎれば誰も返事をしません。3回がちょうどいい回数です：

1. 招待そのものは6週間前、個別のメッセージとして送ります。ほとんどの人は最初の72時間以内に返事をするか、そうでなければ二度と返事をしません。
2. 1回目のリマインダーは7〜10日後、まだ返事のない人にだけ。短い一文で、責める調子は入れません。
3. 2回目のリマインダーは期限の3日前、理由をはっきり添えて：「会場に20日までにテーブル数を伝えないといけないので、確認させてください」。日付に理由があると分かれば、人はずっと協力的になります。

そこでやめます。本当に大切な人なのにまだ返事がない数人には、電話をかけましょう。3通目のメッセージは返事を1件も増やさず、不快感だけを増やします。

リマインダーの書き方

ルールは3つ。グループではなく個別に送る、質問はひとつだけ、ひと言で答えられる聞き方にする。

友人へ：「chị、今週末に会場とテーブル数を確定するんだけど、chị と anh のおふたりで来てくれるってことで合ってる？ 『行く』か『行かない』だけ返してくれれば大丈夫！」chị と anh は年上の女性・男性を呼ぶごく普通のベトナム語で、名前の代わりにこの呼び方を使うことで、事務連絡ではなく温かいメッセージになります。

目上の方へ：「bác、Long です。12月12日に結婚式を挙げるのですが、会場に5日までに人数を伝える必要があり、お席をきちんとご用意したいので、ご家族で何名お越しいただけるか伺ってもよろしいでしょうか。」ここでのベトナム式の丁寧さは、自分から名乗ること、理由を伝えること、そして要求ではなくお願いとして尋ねることから生まれます。

避けたい言い方：「なんでまだ返事くれないの？」「最後のリマインドです」、あるいはグループで「まだ確認していない人は確認してください」。どれも、招待を事務手続きに変えてしまいます。

年配のゲストには別のやり方を

60歳を超える祖父母やおじ・おばが、リンクをタップしてフォームに入力してくれるとは期待しないでください。しない人が多く、スマートフォンを持っていない人もいます。この方たちには電話をかけるか、ご両親にひと晩かけて名前を順に確認してもらい、結果を教えてもらいましょう。回答はおふたりが代わりに入力します。電話10本の手間ですが正確そのもの。そしてベトナムの家庭では、電話をかけること自体が礼儀の一部です。

返事がない人をどう扱うか

シンプルなルール：会場に人数を伝えるときは、返事のない人は欠席として数えます。それでも席は5%余分に確保しておきます。30卓なら約15席、1卓半です。宴の始まりに伝えておけば、会場はほぼ必ず当日にもう1卓追加してくれます。できないのは、すでにセットしたテーブルをなかったことにすることです。

逆の問題は、出席と答えたのに現れないグループです。たいていは昔の同級生や元同僚。このグループは、「必ず行く」と言われても出席率50%で見積もりましょう。

期限が過ぎたらすぐにやる4つのこと

1. 出席確定のリストを表計算ソフトに書き出し、子どもも含めて人数を数え直す。
2. ベジタリアン、アレルギーのある人、子ども用の椅子が必要な人を抜き出し、テーブル数と同時に会場へ送る。
3. 席次は関係のグループごとに組む。名前順には決してしない。
4. 挙式の1〜2日前に、スケジュールのリマインダーを1通送る：受付の時間、披露宴の開始時間、住所、駐車場所。この1通だけで、遅れて来るゲストが目に見えて減ります。

オンライン招待状なら、この4つはほぼ、手元にある数字を読むだけの作業になります。出欠ボタンの本当の価値は、ゲストにとって便利なことではありません。メッセージを数えなくても、いつでも正確な人数が分かることです。