Le lieu de réception a besoin d’un nombre ferme trois à cinq jours avant le mariage. Vous, vous en avez besoin plus tôt, car le plan de table, les cadeaux d’invités et qui s’assoit à côté de qui en dépendent. La date limite de réponse n’est donc pas une formalité imprimée pour faire joli : c’est une échéance qui a un prix.
Combien de temps à l’avance la fixer
- Un mariage dans votre ville, avec la plupart des invités sur place : clôturez deux semaines avant le jour J.
- Beaucoup d’invités qui voyagent dans le pays ou prennent l’avion : quatre semaines, pour qu’ils puissent réserver leurs billets et poser leurs congés.
- Des invités venant de l’étranger : six à huit semaines. Les visas et les vols internationaux n’attendent pas.
- Un mariage dans un resort ou une formule tout compris hors de la ville : suivez la date limite du lieu lui-même, en général trois à quatre semaines.
Un rythme de trois messages
Relancez trop souvent et vous devenez pénible ; pas assez, et personne ne répond. Trois contacts, c’est le bon nombre :
- L’invitation elle-même, six semaines avant, envoyée en message personnel. La plupart des gens répondent dans les 72 premières heures, ou jamais.
- Première relance, 7 à 10 jours plus tard, uniquement à ceux qui n’ont pas répondu. Une phrase courte, sans reproche.
- Seconde relance, trois jours avant la date limite, en donnant la raison : « le lieu a besoin de notre nombre de tables le 20, alors je voulais vérifier avec toi. » Les gens coopèrent bien plus volontiers quand ils savent pourquoi une date existe.
Ensuite, arrêtez. Pour les quelques personnes qui comptent vraiment et restent silencieuses, passez un coup de fil. Un troisième message n’apporte aucune réponse de plus, seulement un peu plus d’agacement.
Comment rédiger la relance
Trois règles : envoyez-la en privé plutôt que dans un groupe, posez une seule question, et formulez-la pour qu’un mot suffise à y répondre.
À une amie : « Coucou chị — on confirme le nombre de tables avec le lieu ce week-end. Toi et anh, vous venez tous les deux, c’est bien ça ? Un oui ou un non me suffit. » Chị et anh sont les termes vietnamiens courants pour une femme et un homme plus âgés que soi, et c’est le fait de les employer à la place d’un prénom qui rend le message chaleureux plutôt qu’administratif.
À une personne plus âgée : « Cher bác, c’est Long. Je me marie le 12 décembre et le lieu a besoin de nos chiffres avant le 5 ; puis-je vous demander combien de membres de votre famille pourront venir, afin de bien vous placer ? » La politesse vietnamienne tient ici au fait de se présenter, de donner la raison et de solliciter une faveur plutôt que d’adresser une demande.
Les formules à éviter : « Pourquoi tu n’as pas encore répondu ? », « Dernière relance », ou un message de groupe disant « tous ceux qui n’ont pas confirmé, merci de confirmer ». Chacune transforme une invitation en paperasse.
Les invités âgés demandent une autre approche
N’attendez pas des grands-parents, oncles et tantes de plus de soixante ans qu’ils touchent un lien et remplissent un formulaire. Beaucoup ne le feront pas, et certains n’ont pas de smartphone. Pour eux, appelez, ou demandez à vos parents de parcourir les noms un soir et de vous rapporter les réponses. Vous les saisissez vous-mêmes. Cela coûte dix coups de fil, c’est parfaitement exact, et dans les familles vietnamiennes l’appel fait lui-même partie de la courtoisie.
Que faire des silences
Une règle simple : comptez ceux qui n’ont pas répondu comme absents quand vous donnez un chiffre au lieu, mais gardez tout de même 5 % de places en réserve. Sur 30 tables, cela fait environ 15 places, une table et demie. Les lieux peuvent presque toujours ouvrir une table de plus pendant la réception si vous les prévenez en début de soirée. Ce qu’ils ne peuvent pas faire, c’est défaire une table déjà dressée.
Le problème inverse, c’est un groupe qui accepte puis ne vient pas, en général d’anciens camarades de classe ou d’anciens collègues. Pour ce groupe, tablez sur 50 % de présence, même quand ils disent venir à coup sûr.
Quatre choses à faire dès que la date limite est passée
- Exportez la liste des confirmés dans un tableur et recomptez les personnes, enfants compris.
- Repérez les végétariens, les allergies et ceux qui ont besoin d’une chaise haute, et envoyez-le au lieu en même temps que le nombre de tables.
- Construisez le plan de table par cercle de relations, jamais par ordre alphabétique.
- Envoyez un seul rappel pratique un ou deux jours avant : l’heure d’accueil, l’heure du début du banquet, l’adresse et où se garer. Ce seul message réduit nettement le nombre d’invités en retard.
Avec une invitation en ligne, ces quatre tâches se résument à lire des chiffres que vous avez déjà. La vraie valeur d’un bouton de réponse n’est pas d’être pratique pour les invités. C’est que vous savez toujours exactement combien de personnes vous attendez, à toute heure, sans compter les messages.
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