Cách lập danh sách khách mời đám cưới mà không cãi nhau

Tách thành bốn danh sách, đừng dùng chung một file

Sai lầm hay gặp nhất là hai người cùng gõ vào một file. Sau một tuần không ai nhớ ai đã thêm tên nào, và không ai dám xoá tên của bên kia. Hãy tách ngay từ đầu thành bốn danh sách, mỗi danh sách có đúng một người chịu trách nhiệm:

• Nhà trai — bố mẹ chú rể lập: họ hàng, đồng nghiệp của bố mẹ, hàng xóm, bạn của ông bà.
• Nhà gái — bố mẹ cô dâu lập, nội dung tương tự.
• Bạn bè và đồng nghiệp của chú rể.
• Bạn bè và đồng nghiệp của cô dâu.

Cách chia này xử lý luôn phần khó nhất là cắt danh sách. Khi bố mẹ biết mình có 12 bàn, việc chọn ai do chính họ quyết. Con cái không phải thuyết phục bố mẹ bỏ tên ai.

Mỗi tên cần đúng năm thông tin

1. Tên đầy đủ kèm cách xưng hô: “Bác Nguyễn Văn Hải”, không phải “Hải”. Lúc in thiệp hay nhắn tin bạn sẽ cần đúng chữ này.
2. Số người đi cùng: vợ chồng, con nhỏ, người yêu. Đây mới là con số dùng để tính bàn.
3. Nhóm: nhà trai, nhà gái, bạn bè, đồng nghiệp. Dùng để xếp bàn về sau.
4. Kênh mời: thiệp giấy đưa tận tay, thiệp online, hay gọi điện.
5. Trạng thái: chưa mời, đã mời, đã nhận lời, không đến.

Năm cột là đủ. Thêm cột nữa thì không ai điền. Với thiệp online, hai cột cuối tự cập nhật khi khách bấm xác nhận.

Ước số bàn từ tỉ lệ khách đến thật

Một bàn tiệc cưới tiêu chuẩn ở Việt Nam ngồi 10 người. Nhưng số khách mời không bằng số khách đến. Tỉ lệ thường thấy:

• Họ hàng ruột thịt, ở gần: 90–95% đến.
• Bạn thân, bạn cùng phòng, nhóm chơi lâu năm: 80–90%.
• Đồng nghiệp hiện tại, cùng thành phố: 70–80%.
• Bạn cũ thời đi học, đồng nghiệp cũ: 50–60%.
• Khách phải đi xa trên 300 km hoặc phải bay: 30–50%.

Ví dụ cụ thể. Bạn mời 400 người: 150 họ hàng, 100 bạn thân, 100 đồng nghiệp, 50 khách ở xa. Số đến ước tính là 142 + 85 + 75 + 20, tức khoảng 322 người, tương đương 33 bàn. Đặt 29–30 bàn và yêu cầu nhà hàng giữ sẵn 4 bàn dự phòng là hợp lý.

Trước khi ký hợp đồng, hỏi nhà hàng đúng hai câu: chốt số bàn chính thức trước bao nhiêu ngày, và bàn dự phòng không dùng tới có tính tiền không. Phổ biến là chốt trước 3–5 ngày và bàn dự phòng chỉ tính khi mở. Hai câu hỏi này đáng giá vài triệu đồng.

Năm tiêu chí để cắt danh sách

Gần như đám cưới nào cũng tới lúc phải bỏ bớt tên. Áp dụng theo thứ tự, dễ trước khó sau:

1. Đã ba năm không liên lạc, và cũng không có dịp gặp lại trong tương lai gần.
2. Mời chỉ vì “họ từng mời mình” nhưng quan hệ đã nhạt: cân nhắc gửi thiệp báo hỷ thay cho lời mời tiệc.
3. Quen qua một công việc đã kết thúc, giờ không còn liên quan gì.
4. Bạn của bạn, hoặc người quen của bố mẹ mà bạn không biết mặt: để bố mẹ tự quyết trong phần bàn của họ.
5. Người đi kèm cho khách độc thân: chỉ dành cho người đi xa hoặc không quen ai khác trong tiệc.

Có một lựa chọn trung gian hay bị quên: báo hỷ mà không mời tiệc. Bạn vẫn thông báo tin vui, vẫn gửi ảnh cưới. Với người ở xa hoặc quan hệ xã giao, cách này lịch sự hơn im lặng rất nhiều.

Hai nhóm hay bị bỏ sót

• Những người phục vụ đám cưới: đội bê tráp, MC, thợ ảnh, thợ quay. Họ ăn ở đâu, nhà hàng tính tiền thế nào — hỏi trước, đừng để hôm đó mới xoay.
• Khách phát sinh sát ngày từ phía người lớn. Hãy chừa sẵn 5–8% chỗ cho nhóm này ngay từ lúc tính bàn. Nó luôn xảy ra.

Mốc thời gian nên theo

1. 5–6 tháng trước: bốn người lập bốn danh sách thô, chưa cần chính xác.
2. 3–4 tháng trước: gộp lại, lọc trùng, chốt tổng số người và số bàn, rồi mới đặt nhà hàng.
3. 6–8 tuần trước: gửi thiệp. Khách ở xa thì gửi sớm hơn 2–4 tuần nữa để họ kịp đặt vé.
4. 2 tuần trước: hạn xác nhận ghi trên thiệp.
5. 3–5 ngày trước: chốt số bàn thật với nhà hàng.

Làm theo thứ tự này thì con số đưa cho nhà hàng là con số có căn cứ, không phải con số đoán. Quan trọng hơn: không ai phải tranh luận về một cái tên vào tuần cuối cùng, lúc mọi người đều đã mệt.