Nhà hàng cần con số chính xác trước 3–5 ngày. Bạn cần con số đó sớm hơn để còn xếp bàn, đặt quà cảm ơn và biết ai ngồi cạnh ai. Vì vậy hạn xác nhận không phải thủ tục cho đẹp, nó là một mốc có hậu quả tính bằng tiền.
Nên chốt trước bao lâu
- Đám cưới trong nước, khách chủ yếu cùng thành phố: hạn xác nhận trước ngày cưới 2 tuần.
- Nhiều khách phải đi xa hoặc phải bay trong nước: 4 tuần, để họ kịp đặt vé và xin nghỉ.
- Có khách ở nước ngoài: 6–8 tuần. Visa và vé quốc tế không chờ được.
- Tiệc ở resort hoặc đám cưới trọn gói ngoài thành phố: theo hạn của nơi tổ chức, thường 3–4 tuần.
Nhịp nhắc ba lần
Nhắc nhiều quá thì phiền, nhắc ít quá thì không ai trả lời. Ba lần là vừa:
- Lần gửi đầu, 6 tuần trước ngày cưới: nhắn riêng kèm lời mời. Phần lớn người sẽ trả lời ngay trong 72 giờ đầu, hoặc không bao giờ.
- Nhắc lần một, sau 7–10 ngày: chỉ gửi cho người chưa trả lời. Một câu ngắn, không trách móc.
- Nhắc lần hai, trước hạn 3 ngày: nói rõ lý do có hạn — “nhà hàng chốt số bàn ngày 20 nên em hỏi lại anh ạ”. Người ta hợp tác hơn nhiều khi biết lý do.
Sau lần hai thì dừng. Với những người thật sự quan trọng mà vẫn im lặng, gọi một cuộc điện thoại. Nhắn lần thứ ba sẽ không mang về thêm câu trả lời nào, chỉ mang về thêm cảm giác khó chịu.
Viết tin nhắn nhắc thế nào
Ba nguyên tắc: nhắn riêng chứ không nhắn trong nhóm, hỏi đúng một câu, và cho sẵn lựa chọn để người ta chỉ cần trả lời một chữ.
Ví dụ cho bạn bè: “Chị ơi, cuối tuần này bọn em chốt số bàn với nhà hàng. Chị với anh đi được hai người đúng không ạ? Chị nhắn em một chữ có hoặc không thôi cũng được.”
Ví dụ cho người trên: “Dạ thưa bác, cháu là Long, cháu cưới ngày 12/12. Nhà hàng cần số lượng trước ngày 5 nên cháu xin phép hỏi lại bác: bác và gia đình đi được mấy người để cháu xếp bàn ạ?”
Những câu nên tránh: “Sao mãi chưa thấy trả lời?”, “Nhắc lần cuối nhé”, hoặc nhắn vào nhóm chung kiểu “Ai chưa xác nhận thì vào xác nhận đi”. Chúng biến một lời mời thành một việc hành chính.
Người lớn tuổi cần cách khác
Đừng kỳ vọng ông bà, bác, cô chú trên 60 tuổi sẽ bấm vào đường dẫn rồi điền biểu mẫu. Với nhóm này: gọi điện, hoặc nhờ bố mẹ hỏi giúp trong một buổi tối rồi báo lại cho bạn. Bạn tự điền hộ vào danh sách. Mất mười cuộc gọi nhưng chính xác tuyệt đối, và bản thân cuộc gọi cũng là phép lịch sự.
Ai không trả lời thì tính sao
Quy tắc đơn giản: người không trả lời được tính là không đến khi báo số bàn, nhưng bạn vẫn chừa 5% ghế trống. Với 30 bàn thì 5% là khoảng 15 ghế, tức một bàn rưỡi. Nhà hàng gần như luôn sẵn sàng mở thêm bàn trong ngày nếu bạn báo trước từ đầu buổi — điều họ không làm được là bỏ đi bàn đã chuẩn bị.
Ngược lại, nếu có nhóm khách hứa đến rồi vắng mặt nhiều, đó thường là nhóm bạn cũ hoặc đồng nghiệp cũ. Với nhóm này, hãy đặt tỉ lệ đến ở mức 50% ngay cả khi họ trả lời là chắc chắn đi.
Bốn việc làm ngay sau khi hết hạn
- Xuất danh sách người đã xác nhận ra một bảng, đếm lại đầu người kể cả trẻ em.
- Lọc riêng người ăn chay, người dị ứng, người cần ghế trẻ em và báo nhà hàng cùng lúc với số bàn.
- Xếp sơ đồ bàn theo nhóm quan hệ, không xếp theo thứ tự chữ cái.
- Gửi một tin nhắn nhắc lịch trước ngày cưới 1–2 ngày: giờ đón khách, giờ khai tiệc, địa chỉ và chỗ gửi xe. Tin nhắn này làm giảm số khách tới muộn rõ rệt.
Nếu dùng thiệp online, bốn việc trên gần như chỉ còn là đọc số liệu có sẵn. Giá trị lớn nhất của nút xác nhận không nằm ở chỗ nó tiện cho khách, mà ở chỗ bạn luôn biết chính xác mình đang có bao nhiêu người, vào bất cứ lúc nào.
Thấy bài có ích? Gửi cho người cùng lo đám cưới với bạn.
