Wie man die Gästeliste für die Hochzeit aufstellt, ohne einen Streit anzufangen

Vier Listen statt einer gemeinsamen Datei

Der übliche Fehler: Zwei Personen tippen in dieselbe Tabelle. Eine Woche später weiß niemand mehr, wer welchen Namen hinzugefügt hat, und niemand fühlt sich berechtigt, einen Namen der anderen Seite zu löschen. Teilen Sie die Liste vom ersten Tag an auf, mit genau einer verantwortlichen Person pro Teil:

• Die Seite des Bräutigams, geführt von seinen Eltern: Verwandte, ihre eigenen Kollegen, Nachbarn, die Freunde ihrer Eltern.
• Die Seite der Braut, geführt von ihren Eltern, nach demselben Prinzip.
• Die Freunde und Kollegen des Bräutigams.
• Die Freunde und Kollegen der Braut.

Das löst auch den schwierigsten Teil, das Streichen. Sobald Ihre Eltern wissen, dass ihnen zwölf Tische zustehen, entscheiden sie selbst, wer dort sitzt. Sie müssen einem Elternteil nie einen bestimmten Namen ausreden – Sie müssen sich nur auf eine Zahl einigen.

Fünf Angaben pro Name

1. Der vollständige Name mit der richtigen Anrede. Das Vietnamesische ist hier streng: „Bác Nguyễn Văn Hải“ – bác ist die respektvolle Anrede für ein älteres Geschwister eines Elternteils oder einen älteren Freund der Familie – ist richtig, ein bloßes „Hải“ wirkt unhöflich. Genau diesen Wortlaut brauchen Sie, wenn Sie die Einladung drucken oder verschicken.
2. Wie viele Personen mitkommen: Ehepartner, kleine Kinder, Partner. Diese Zahl füllt die Tische, nicht die Zahl der Namen.
3. Zu welcher Gruppe sie gehören: Seite des Bräutigams, Seite der Braut, Freunde, Kollegen. Das brauchen Sie für die Sitzordnung.
4. Wie Sie einladen: eine gedruckte Karte, persönlich übergeben, eine Online-Einladung oder ein Anruf.
5. Status: noch nicht eingeladen, eingeladen, zugesagt, abgesagt.

Fünf Spalten sind die Grenze. Fügen Sie eine sechste hinzu, und niemand füllt sie aus. Mit einer Online-Einladung aktualisieren sich die letzten beiden Spalten von selbst, sobald ein Gast auf den Rückmelde-Button tippt.

Tische danach schätzen, wer wirklich kommt

Ein normaler vietnamesischer Bankett-Tisch hat zehn Plätze. Aber die Zahl der Eingeladenen ist nie die Zahl derer, die kommen. Quoten, die sich in der Praxis bewähren:

• Enge Verwandte, die in der Nähe wohnen: 90–95% kommen.
• Enge Freunde, ehemalige Mitbewohner, ein langjähriger Freundeskreis: 80–90%.
• Aktuelle Kollegen in derselben Stadt: 70–80%.
• Alte Schulfreunde und ehemalige Kollegen: 50–60%.
• Alle, die mehr als 300 km anreisen oder fliegen müssen: 30–50%.

Ein Rechenbeispiel. Sie laden 400 Personen ein: 150 Verwandte, 100 enge Freunde, 100 Kollegen, 50, die anreisen. Die erwartete Teilnahme liegt bei 142 + 85 + 75 + 20, also etwa 322 Personen oder 33 Tischen. Buchen Sie 29 oder 30 und bitten Sie die Location, vier als Reserve vorzuhalten.

Stellen Sie der Location vor der Unterschrift zwei Fragen: Wie viele Tage im Voraus müssen Sie die endgültige Tischzahl bestätigen, und werden Reservetische berechnet, wenn sie nie geöffnet werden? Drei bis fünf Tage und „nur berechnet, wenn geöffnet“ sind beide üblich. Diese zwei Fragen sind mehrere Millionen đồng wert.

Fünf Kriterien zum Streichen

Fast jede Hochzeit erreicht den Punkt, an dem Namen wegmüssen. Wenden Sie diese der Reihe nach an, das Einfachste zuerst:

1. Seit drei Jahren kein Kontakt und kein erkennbarer Grund, sich bald wiederzusehen.
2. Sie laden nur ein, weil man Sie einmal eingeladen hat, aber die Freundschaft ist verblasst. Erwägen Sie ein báo hỷ – eine Mitteilung über die Heirat ohne Einladung zum Bankett.
3. Sie haben sich über einen Job kennengelernt, der vorbei ist, und nichts verbindet Sie mehr.
4. Ein Freund eines Freundes oder jemand, den Ihre Eltern kennen, Sie aber nie getroffen haben. Lassen Sie Ihre Eltern im Rahmen ihrer eigenen Tische entscheiden.
5. Eine Begleitung für einen alleinstehenden Gast. Reservieren Sie das für Menschen, die anreisen oder im Saal sonst niemanden kennen.

Diese Mittellösung verdient mehr Aufmerksamkeit, als sie bekommt. Ein báo hỷ teilt die gute Nachricht und die Hochzeitsfotos, ohne jemanden zu bitten, zu kommen oder ein Geschenk mitzubringen. Für entfernte Verwandte ist das weit freundlicher als Schweigen – und in Vietnam merkt man sich wirklich, wenn jemand heiratet, ohne es einem zu sagen.

Zwei Gruppen, die alle vergessen

• Die Menschen, die bei der Hochzeit arbeiten: das đội bê tráp – die unverheirateten jungen Männer und Frauen, die bei der Verlobungszeremonie die zeremoniellen Geschenktabletts tragen – dazu Moderator, Fotograf und Videograf. Wo essen sie, und wie rechnet die Location das ab? Fragen Sie vorher.
• Späte Zugänge von der Seite der Eltern. Halten Sie dafür von Anfang an 5–8% der Plätze frei. Das passiert bei jeder Hochzeit.

Ein Zeitplan, der funktioniert

1. Fünf bis sechs Monate vorher: Vier Personen entwerfen vier grobe Listen. Genauigkeit ist noch nicht das Ziel.
2. Drei bis vier Monate vorher: zusammenführen, Dubletten entfernen, Personen- und Tischzahl festlegen – und erst dann die Location buchen.
3. Sechs bis acht Wochen vorher: Einladungen verschicken. Für Gäste, die ihre Anreise buchen müssen, zwei bis vier Wochen früher.
4. Zwei Wochen vorher: die auf der Einladung gedruckte Rückmeldefrist.
5. Drei bis fünf Tage vorher: die tatsächliche Tischzahl mit der Location bestätigen.

Halten Sie sich an diese Reihenfolge, dann ist die Zahl, die Sie der Location nennen, eine begründete Zahl und keine Schätzung ins Blaue. Vor allem muss in der letzten Woche, wenn alle schon müde sind, niemand über einen einzelnen Namen streiten.