Mekânın düğünden üç ila beş gün önce kesin bir sayıya ihtiyacı var. Sizin buna daha da erken ihtiyacınız var, çünkü oturma düzeni, konuk hediyeleri ve kimin kimin yanında oturacağı bu sayıya bağlı. Yani katılım yanıtı için son tarih süs olsun diye basılan bir formalite değil. Bedeli olan bir eşik.
Ne kadar önceden kapatmalı
- Kendi şehrinizde bir düğün, konukların çoğu aynı şehirde: düğünden iki hafta önce kapatın.
- Konukların çoğu yurt içinden yolculuk yapıyor ya da uçakla geliyor: dört hafta; bilet alabilsinler ve izin isteyebilsinler.
- Yurt dışından gelen konuklar var: altı ila sekiz hafta. Vizeler ve uluslararası uçuşlar beklemez.
- Tatil köyünde düğün ya da şehir dışında her şey dahil bir paket: mekânın kendi son tarihine uyun, genellikle üç ila dört hafta.
Üç mesajlık bir ritim
Çok sık hatırlatırsanız can sıkarsınız; çok az hatırlatırsanız kimse yanıt vermez. Doğru sayı üç temastır:
- Davetiyenin kendisi, altı hafta önce, kişisel mesaj olarak gönderilir. Çoğu insan ya ilk 72 saat içinde yanıt verir ya da hiç vermez.
- İlk hatırlatma, 7–10 gün sonra, yalnızca yanıt vermeyenlere. Kısa tek bir cümle, sitem yok.
- İkinci hatırlatma, son tarihten üç gün önce, nedeni açıkça belirterek: “Mekân 20’sinde masa sayımızı istiyor, o yüzden sana bir daha sormak istedim.” İnsanlar bir tarihin neden var olduğunu bildiklerinde çok daha kolay iş birliği yapar.
Sonra durun. Gerçekten önemli olup hâlâ sessiz kalan birkaç kişiyi telefonla arayın. Üçüncü bir mesaj tek bir ek yanıt getirmez, yalnızca ek bir rahatsızlık getirir.
Hatırlatma nasıl yazılır
Üç kural: grupta değil, özelden gönderin; tam olarak bir soru sorun; tek kelimelik bir yanıt yetecek şekilde sorun.
Bir arkadaşa: “Selam chị — bu hafta sonu mekânla masa sayısını kesinleştiriyoruz. Sen ve anh ikiniz de geliyorsunuz, değil mi? Evet ya da hayır demen yeterli.” Chị ve anh, Vietnamcada kendinden büyük bir kadın ve erkek için kullanılan olağan hitaplardır; isim yerine bunları kullanmak mesajı resmî değil, sıcak kılan şeydir.
Sizden büyük birine: “Sevgili bác, ben Long. 12 Aralık’ta evleniyorum ve mekân sayılarımızı ayın 5’ine kadar istiyor. Sizi uygun bir yere oturtabilmem için ailenizden kaç kişinin gelebileceğini sorabilir miyim?” Buradaki Vietnam usulü nezaket, kendini tanıtmaktan, nedeni açıklamaktan ve talepte bulunmak yerine ricada bulunmaktan gelir.
Kaçınılması gereken sözler: “Neden hâlâ yanıt vermedin?”, “Son hatırlatma” ya da grupta “onaylamayan herkes lütfen onaylasın” diyen bir mesaj. Her biri bir daveti kırtasiye işine çevirir.
Yaşlı konuklar farklı bir yaklaşım ister
Altmış yaşın üzerindeki büyükanne ve büyükbabaların, teyze, hala, amca ve dayıların bir bağlantıya dokunup form doldurmasını beklemeyin. Birçoğu bunu yapmaz, bazılarının akıllı telefonu bile yoktur. Bu grubu telefonla arayın ya da annenizle babanızdan bir akşam boyunca isimleri tek tek sorup size bildirmelerini isteyin. Yanıtları kendiniz girersiniz. On telefon görüşmesine mal olur, ama kusursuz doğrudur; üstelik Vietnam ailelerinde telefonla aramanın kendisi nezaketin bir parçasıdır.
Yanıt vermeyenler ne olacak
Basit bir kural: Mekâna sayı verirken yanıt vermeyenleri gelmeyecek sayın, ama yine de koltukların %5’ini boş tutun. 30 masada bu yaklaşık 15 koltuk, yani bir buçuk masa eder. Akşamın başında haber verirseniz mekânlar etkinlik sırasında neredeyse her zaman bir masa daha açabilir. Yapamadıkları şey, önceden kurulmuş bir masayı geri almaktır.
Tersi sorun, katılacağını söyleyip gelmeyen bir gruptur; bu genellikle eski okul arkadaşları ya da eski iş arkadaşlarıdır. Bu grup için, kesin geleceklerini söyleseler bile %50 katılım hesaplayın.
Son tarih geçer geçmez yapılacak dört şey
- Onaylanan listeyi bir tabloya aktarın ve çocuklar dahil kişi sayısını yeniden sayın.
- Vejetaryenleri, alerjisi olanları ve mama sandalyesi gerekenleri ayırın, masa sayısıyla aynı anda mekâna gönderin.
- Oturma planını yakınlık gruplarına göre yapın, asla alfabetik sırayla değil.
- Düğünden bir iki gün önce tek bir program hatırlatması gönderin: karşılama saati, yemeğin başlama saati, adres ve nereye park edileceği. Bu tek mesaj geç gelen konuk sayısını gözle görülür biçimde azaltır.
Çevrimiçi bir davetiyeyle bu dört işin hepsi, zaten elinizde olan sayıları okumaya dönüşür. Bir katılım yanıtı düğmesinin asıl değeri konuklar için pratik olması değildir. Mesajları saymadan, günün her saatinde kaç kişinin geleceğini tam olarak bilmenizdir.
İşinize yaradı mı? Düğünü sizinle birlikte hazırlayanlara gönderin.
