식장은 결혼식 3~5일 전에 확정 인원을 받아야 해요. 두 분은 그보다 더 일찍 알아야 하죠. 좌석 배치, 답례품, 누가 누구 옆에 앉을지가 모두 그 숫자에 달려 있으니까요. 그러니 참석 회신 마감일은 장식처럼 찍어 두는 형식이 아니라, 비용이 걸린 이정표예요.
얼마나 일찍 마감할까
- 같은 도시에서 올리고 하객 대부분이 같은 도시에 사는 경우: 결혼식 2주 전에 마감.
- 하객 상당수가 국내에서 멀리 이동하거나 비행기를 타야 하는 경우: 4주 전. 표를 예매하고 휴가를 낼 시간이 필요해요.
- 해외에서 오는 하객이 있는 경우: 6~8주 전. 비자도, 국제선 항공권도 기다려 주지 않아요.
- 리조트 웨딩이나 도시 밖에서 하는 올인클루시브 패키지: 식장이 정한 마감일을 따르세요. 보통 3~4주 전이에요.
세 번의 메시지 리듬
너무 자주 재촉하면 성가신 사람이 되고, 너무 적게 하면 아무도 답하지 않아요. 세 번이 딱 알맞아요:
- 청첩장 자체는 6주 전에 개인 메시지로 보내요. 대부분은 처음 72시간 안에 답하거나, 아니면 끝내 답하지 않아요.
- 첫 번째 알림은 7~10일 뒤, 아직 답하지 않은 분에게만. 짧은 한 문장으로, 나무라는 기색 없이.
- 두 번째 알림은 마감 3일 전, 이유를 분명히 밝혀서: “식장에 20일까지 테이블 수를 알려야 해서 한 번 더 여쭤봐요.” 날짜에 이유가 있다는 걸 알면 사람들은 훨씬 잘 협조해요.
그다음엔 멈추세요. 정말 중요한데 여전히 답이 없는 몇 분에게는 전화를 드리세요. 세 번째 메시지는 답을 하나도 더 가져오지 못하고, 불편함만 더 가져와요.
알림 메시지 쓰는 법
원칙은 세 가지예요. 단체방이 아니라 개인 메시지로 보낼 것, 질문은 딱 하나만 할 것, 한 단어로 답할 수 있게 물을 것.
친구에게: “chị, 이번 주말에 식장이랑 테이블 수를 확정하거든요. chị랑 anh 두 분 다 오시는 거 맞죠? ‘네’나 ‘아니요’만 보내 주셔도 돼요.” chị와 anh은 손위 여성과 손위 남성을 부르는 평범한 베트남어 호칭이에요. 이름 대신 이 호칭을 쓰는 것이 메시지를 사무적이 아니라 따뜻하게 만들어 줘요.
윗사람에게: “bác, 저 Long이에요. 12월 12일에 결혼식을 올리는데 식장에 5일까지 인원을 알려야 해서요. 자리를 잘 마련해 드리고 싶은데, 댁에서 몇 분이 오실 수 있는지 여쭤봐도 될까요?” 여기서 베트남식 예의는 먼저 자신을 밝히고, 이유를 설명하고, 요구가 아니라 부탁으로 묻는 데서 나와요.
피해야 할 말: “왜 아직 답이 없어요?”, “마지막 알림이에요”, 또는 단체방에 “아직 확인 안 하신 분들 확인해 주세요”. 이런 말은 모두 초대를 서류 업무로 바꿔 버려요.
나이 드신 하객에게는 다른 방법이 필요해요
예순이 넘은 조부모님이나 큰아버지, 이모, 삼촌께서 링크를 눌러 양식을 채워 주시리라 기대하지 마세요. 안 하시는 분이 많고, 스마트폰이 없는 분도 계세요. 이분들께는 전화를 드리거나, 부모님께 하루 저녁 시간을 내서 명단을 하나씩 여쭤보고 알려 달라고 부탁하세요. 답은 두 분이 직접 입력하면 돼요. 전화 열 통이 들지만 정확도는 완벽하고, 베트남 가정에서는 전화를 드리는 것 자체가 예의의 일부예요.
답이 없는 분은 어떻게 셀까
간단한 규칙: 식장에 인원을 알릴 때 답이 없는 분은 불참으로 세되, 그래도 좌석의 5%는 비워 두세요. 30테이블이면 약 15석, 한 테이블 반이에요. 연회가 시작될 때 미리 말해 두면 식장은 거의 언제나 당일에 테이블 하나를 더 열어 줘요. 식장이 못 하는 건 이미 차려 놓은 테이블을 없던 일로 하는 거예요.
반대의 문제는 참석한다고 해 놓고 나타나지 않는 그룹이에요. 대개 옛 동창이나 전 직장 동료죠. 이 그룹은 꼭 온다고 해도 참석률을 50%로 잡으세요.
마감이 지나자마자 할 일 네 가지
- 참석 확정 명단을 스프레드시트로 내보내고, 아이까지 포함해 인원을 다시 세세요.
- 채식하는 분, 알레르기가 있는 분, 유아용 의자가 필요한 분을 따로 뽑아서 테이블 수와 함께 식장에 보내세요.
- 좌석은 관계 그룹별로 배치하세요. 절대 이름순으로 하지 마세요.
- 결혼식 하루나 이틀 전에 일정 알림을 한 번 보내세요. 하객 맞이 시간, 연회 시작 시간, 주소, 주차 장소. 이 메시지 하나로 늦게 오는 하객이 눈에 띄게 줄어요.
온라인 청첩장이라면 이 네 가지는 거의 이미 있는 숫자를 읽는 일이 돼요. 참석 회신 버튼의 진짜 가치는 하객에게 편하다는 데 있지 않아요. 메시지를 일일이 세지 않아도 언제든 정확히 몇 명인지 알 수 있다는 데 있어요.
도움이 되셨나요? 결혼 준비를 함께하는 분께 보내 주세요.
